Der Datenschutz

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Verantwortlicher: jobnext24 GmbH
Vertreten durch: Andreas Fiege (Geschäftsführer)
Anschrift: An der Reitbahn 2, 21218 Seevetal
Telefon: 04105 – 14 98 41 0
E-Mail (allgemein): info@jobnext24.de

Datenschutzkontakt:

Andreas Fiege
An der Reitbahn 2
21218 Seevetal
E-Mail: a.fiege@jobnext24.de
Betreff: Datenschutz

Hinweis zum Datenschutzbeauftragten (DSB)

Die jobnext24 GmbH prüft die Pflicht zur Bestellung eines betrieblichen oder externen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG. Aufgrund der umfangreichen Verarbeitung von Beschäftigten- und Gesundheitsdaten im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung ist eine entsprechende Bestellung vorgesehen.

Bis zur förmlichen Bestellung steht Herr Andreas Fiege als Datenschutzkontakt zur Verfügung. Anfragen richten Sie bitte unter dem Betreff „Datenschutz“ an: a.fiege@jobnext24.de.

Sobald ein Datenschutzbeauftragter förmlich bestellt ist, werden diese Hinweise mit dessen Kontaktdaten aktualisiert.

2. Geltungsbereich dieser Datenschutzhinweise

Diese Hinweise gelten für personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, Kandidatinnen und Kandidaten, externen Mitarbeitenden, internen Mitarbeitenden, ehemaligen Beschäftigten, Kunden, Ansprechpartnern bei Kunden und Interessenten, Lieferanten, Geschäftspartnern sowie Nutzerinnen und Nutzern unserer Website und Kommunikationskanäle einschließlich Newsletter-Abonnentinnen und -Abonnenten, Anrufenden und Nutzerinnen und Nutzern unseres Chat-Angebots.

Die jobnext24 GmbH ist als Personaldienstleister und Arbeitgeber im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung darauf angewiesen, personenbezogene Daten rechtmäßig, nachvollziehbar und zweckgebunden zu verarbeiten. Hierzu gehören insbesondere Recruiting, Matching, Bewerberkommunikation, Anlage und Pflege von Personalstammdaten, Einsatzplanung, Überlassungsdokumentation, Arbeitszeit- und Fehlzeitenerfassung, Lohnabrechnung, gesetzliche Meldungen, Kundenbetreuung, Vertrieb, Newsletter-Kommunikation und interne Organisation.

Diese Informationen gelten unabhängig davon, ob die Daten über unsere Website, E-Mail, Telefon (einschließlich unseres KI-Telefonassistenten), persönliche Gespräche, Messenger-Dienste (einschließlich unseres KI-Chatbots), Bewerbungsportale, zvoove-Systeme, Kundenunternehmen, öffentlich zugängliche Quellen oder sonstige berechtigte Quellen erhoben werden.

3. Datenschutzgrundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Daten, die diese für ihre Aufgaben benötigen.

Keine Verarbeitung ohne Zweck und Rechtsgrundlage.
Keine Nutzung privater KI- oder Messenger-Accounts für personenbezogene Geschäftsdaten.
Keine ausschließlich automatisierten Personalentscheidungen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur verarbeitet, wenn dies arbeits-, sozialversicherungs-, gesundheits- oder arbeitsschutzrechtlich erforderlich ist oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

4. Betroffene Personengruppen und typische Datenkategorien

Bewerber / Kandidaten: Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, Führerschein, Mobilität, Verfügbarkeit, Gehalts- und Einsatzwünsche, Interviewnotizen, Eignungseinschätzungen, Kommunikationsverlauf, Einwilligungen, Absage- und Statusinformationen, Kandidatenprofile.

Externe Mitarbeitende / Leiharbeitnehmer: Stammdaten, Kontaktdaten, Geburtsdaten, Sozialversicherungs- und Steuerdaten, Bankverbindung, Vertragsdaten, Einsatzdaten, Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaubs- und Arbeitszeitkonten, Qualifikationen, Arbeitsschutzunterweisungen, Arbeitserlaubnisse, Aufenthaltsstatus, Lohn- und Abrechnungsdaten, Bescheinigungen, Korrespondenz.

Interne Mitarbeitende: Personalstamm, Bewerbungs- und Vertragsdaten, Arbeitszeit, Urlaub, Fehlzeiten, Lohn und Gehalt, Rollen und Berechtigungen, Leistungsdokumentation, IT-Nutzungsdaten, Schulungsnachweise, Nutzungsprotokolle interner KI-Assistenzsysteme.

Kunden, Interessenten, Ansprechpartner: Name, Funktion, dienstliche Kontaktdaten, Arbeitgeber/Unternehmen, Kommunikationsverlauf, Vakanzen, Anforderungsprofile, Einsatzorte, Konditionen, Abrechnungsdaten, Vertrags- und Auftragsdaten.

Lieferanten / Dienstleister: Kontakt- und Vertragsdaten, Zahlungsdaten, Leistungsnachweise, Kommunikationsdaten.

Newsletter-Abonnenten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Einwilligungsdatum und -nachweis (Double-Opt-in), Öffnungs- und Klickdaten (sofern Tracking aktiviert).

Anrufende und Chat-Nutzer: Rufnummer bzw. Messenger-Kennung, Name, Anliegen, Gesprächstranskript und Zusammenfassung, Chatverläufe, Zeitpunkt, ggf. Rückrufwunsch, bei Krankmeldungen Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit (ohne Diagnose).

Website-Nutzer: IP-Adresse, Logdaten, Browser-/Gerätedaten, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Cookie-Kenner, Analyse- und Werbedaten (nach Einwilligung), Tracking-Pixel-Ereignisse (Meta-Pixel/CAPI), Conversion-Ereignisse, Kontaktformularinhalte.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO können im Beschäftigungs- und Einsatzkontext insbesondere Gesundheitsdaten (z. B. Arbeitsunfähigkeit ohne Diagnose, Arbeitsunfall, Arbeitsschutz, Vorsorgeuntersuchung), Angaben zur Schwerbehinderung, Religionszugehörigkeit im Rahmen der Lohnsteuer sowie Mutterschutz- und Elternzeitdaten sein. Diagnosen werden grundsätzlich nicht aktiv angefordert.

5. Herkunft der Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten insbesondere von den betroffenen Personen selbst, aus Bewerbungsunterlagen, Gesprächen, E-Mails, Telefonaten, Messenger-Nachrichten, Bewerbungsportalen, Kundenanforderungen, Kundenunternehmen, öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen, Social-Media-/Business-Netzwerken, der Bundesagentur für Arbeit, Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen, Finanzbehörden, Gerichten, Rechtsanwälten, Steuerberatern sowie Berufsgenossenschaften.

Bei Active Sourcing und Vertrieb können berufsbezogene Kontaktdaten und Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen oder aus professionellen Datenbanken (z. B. Index Anzeigendaten / IndexMedia) verarbeitet werden. Dies erfolgt nur, soweit ein berechtigtes Interesse besteht und die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen.

Informationspflicht bei Datenerhebung aus Drittquellen: Werden personenbezogene Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben (z. B. bei Active Sourcing), informieren wir die betroffene Person gemäß Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung, in der Regel innerhalb eines Monats nach Erhebung, spätestens jedoch bei der ersten Kontaktaufnahme. Auf Wunsch wird die Verarbeitung sofort eingestellt.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Bewerbung, Recruiting, Auswahl
Zweck: Durchführung des Bewerbungsverfahrens, Prüfung von Qualifikation und Eignung, Terminabstimmung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG; bei freiwilligen Angaben Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bewerberpool / Talentpool
Zweck: Speicherung für spätere passende Einsätze.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); Widerruf jederzeit möglich.

Active Sourcing
Zweck: Ansprache geeigneter Personen über berufliche Netzwerke.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO.

Kandidatenprofile / Vorstellung bei Kunden
Zweck: Erstellung und Übermittlung passender Profile zur Besetzung von Vakanzen, einschließlich KI-gestützter sprachlicher Aufbereitung (vgl. Abschnitt 9).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG; ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Personalverwaltung / Beschäftigung
Zweck: Begründung, Durchführung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Arbeitnehmerüberlassung / AÜG
Zweck: Einsatzplanung, Überlassungsdokumentation, Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG; AÜG.

Lohnabrechnung, Steuern, SV
Zweck: Entgeltabrechnung, ELStAM, DEÜV, Meldungen, Zahlungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO; § 26 BDSG; Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

Kundenverwaltung, Aufträge, Faktura
Zweck: Vertragsanbahnung, Auftragserfassung, Abrechnung, Forderungsmanagement.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f DSGVO.

Vertrieb und Leadgewinnung
Zweck: B2B-Ansprache, Pflege von Interessenten- und Ansprechpartnerdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; § 7 UWG bei elektronischer Werbung.

Newsletter-Versand (Brevo)
Zweck: Versand von Informations- und Werbe-E-Mails.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Double-Opt-in); Widerruf jederzeit.

Messenger-/SuperChat-/WhatsApp-Kommunikation
Zweck: Schnelle Abstimmung zu Disposition, Erreichbarkeit, Kundenkommunikation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

KI-Chatbot (SuperChat)
Zweck: Automatisierte Erstbeantwortung von Nachrichten, Erfassung von Anliegen, Übergabe an Mitarbeitende.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an schneller Erreichbarkeit).

KI-Telefonassistent (fonio)
Zweck: Annahme von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten und bei Auslastung aller Leitungen, Erfassung des Anliegens, Vereinbarung von Rückrufen, Weiterleitung an zuständige Mitarbeitende.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG bei Bewerbungs-, Beschäftigungs- und Vertragsanliegen; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an telefonischer Erreichbarkeit); bei Krankmeldungen Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG.

Website-Analyse (Google Analytics 4)
Zweck: Auswertung Nutzerverhalten, Reichweitenmessung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).

Werbung / Tracking (Google Ads, Meta-Pixel/CAPI/Custom Audiences)
Zweck: Conversion-Messung, Remarketing, Zielgruppen-Targeting.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung); für Meta-Pixel zusätzlich Art. 26 DSGVO.

Kartendienst (OpenStreetMap)
Zweck: Anzeige Standortkarten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Schriftarten (Adobe Fonts)
Zweck: Einheitliche Schriftdarstellung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Workflow-Automatisierung (Make)
Zweck: Verknüpfung und Synchronisation verschiedener Tools und Datenflüsse, insbesondere für interne Prozesse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse); bei Verarbeitung von Bewerber- oder Kundendaten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.

KI-Unterstützung (ChatGPT Business, Claude Team)
Zweck: Erstellung und Verbesserung von Texten, Recherche, Strukturierung sowie sprachliche Aufbereitung von Kandidatenprofilen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei der Erstellung von Kandidatenprofilen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Interne KI-Assistenzsysteme (Microsoft Copilot Studio)
Zweck: Interne Wissensbereitstellung (Recht, Tarifvertrag, Prozesse), Unterstützung der Disposition bei Einsatzfragen, Erstellung von Kundenanforderungsprofilen und Vakanzbeschreibungen, Entwürfe von Aktennotizen, IT-Support.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienten internen Abläufen).

IT-Sicherheit, Protokolle
Zweck: Schutz der Systeme, Zugriffssteuerung, Nachvollziehbarkeit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c, f DSGVO; Art. 32 DSGVO.

Rechtsdurchsetzung und Verteidigung
Zweck: Geltendmachung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.

7. Besondere Hinweise zur Datenverarbeitung in der Zeitarbeit

7.1 Bewerbermanagement, Matching und Kandidatenprofile

Wir verarbeiten Bewerberdaten, um passende Beschäftigungsmöglichkeiten und Einsätze zu prüfen. Hierzu werden Such-, Filter- und Matchingfunktionen im zvoove-System genutzt.

Matching-Logik: Das System gleicht Bewerberdaten (Beruf, Qualifikation, Erfahrung, Verfügbarkeit, Mobilität, Arbeitszeitwunsch, Entgeltgruppe, Einsatzort) automatisch mit Kundenanforderungen ab und erstellt eine priorisierte Trefferliste als Entscheidungsgrundlage für unsere Disponenten. Es findet kein automatischer Ausschluss statt. Die verantwortliche Entscheidung über Kontaktaufnahme, Einladung, Einstellung, Einsatzzuweisung oder Absage trifft ausschließlich ein Mitarbeitender der jobnext24 GmbH. Betroffene können jederzeit eine Erläuterung des Matching-Ergebnisses anfragen.

Kandidatenprofile: Kandidatenprofile für die Vorstellung bei Kunden können mit Unterstützung freigegebener KI-Systeme sprachlich aufbereitet werden (vgl. Abschnitt 9.2). Die KI bewertet dabei nicht die Eignung. Jedes Profil wird vor der Weitergabe von einem Mitarbeitenden geprüft und freigegeben.

Fotos, Videos und besonders persönliche Zusatzangaben werden nur verarbeitet, wenn eine wirksame Einwilligung vorliegt. Bei Profilvertrieb und Kandidatenvorstellung wird vorab geprüft, ob eine Anonymisierung ausreicht oder ob eine namentliche Übermittlung erforderlich ist.

7.2 Externe Mitarbeitende, Einsatzplanung und Kundenübermittlung

Zur Durchführung der Arbeitnehmerüberlassung verarbeiten wir Daten über Einsatzort, Tätigkeit, Qualifikation, Arbeitszeiten, Schichten, Arbeitsschutzanforderungen, Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer und sonstige einsatzbezogene Informationen. Kundenunternehmen erhalten nur die Daten, die sie für die Durchführung des Einsatzes, Arbeitsschutz, Zugang, Leistungsnachweis, Abrechnung und gesetzliche Pflichten benötigen.

Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO): Soweit jobnext24 und ein Kundenunternehmen im Einzelfall gemeinsam über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden (z. B. bei Zeiterfassung beim Kunden, Zugangskontrollen oder Einsatzdokumentation), können sie gemeinsame Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO sein. In diesem Fall wird eine entsprechende Vereinbarung geschlossen. Betroffene können den wesentlichen Inhalt auf Anfrage erhalten.

7.3 Arbeitszeit, Fehlzeiten, Gesundheit und Arbeitsschutz

Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaub, Arbeitsunfähigkeit und arbeitsschutzrelevante Informationen werden verarbeitet, soweit dies für Einsatzplanung, Lohnabrechnung, Entgeltfortzahlung, Arbeitsschutz, Berufsgenossenschaft oder gesetzliche Meldungen erforderlich ist. Diagnosen werden nicht benötigt und sollen nicht übermittelt werden. Krankmeldungen über unseren KI-Telefonassistenten werden ausschließlich mit Beginn und voraussichtlicher Dauer erfasst (vgl. Abschnitt 20.14).

7.4 Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Identitätsprüfungen

Soweit gesetzlich erforderlich, verarbeiten wir Nachweise zu Identität, Aufenthaltsstatus, Arbeitserlaubnis, Sozialversicherung, Steuermerkmalen, Führerschein, Qualifikation, Sicherheitsunterweisungen und sonstigen Einsatzvoraussetzungen.

7.5 Lohnabrechnung und gesetzliche Meldungen

Für die Lohnabrechnung verarbeiten wir abrechnungsrelevante Stamm- und Bewegungsdaten, Bankdaten, Steuerdaten, Sozialversicherungsdaten, Krankenkassendaten, Pfändungen sowie gesetzliche Meldedaten. Diese Daten können an Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Finanzverwaltung, Berufsgenossenschaften, Banken, Steuerberater und Behörden übermittelt werden.

8. Eingesetzte Systeme und Softwarelösungen

zvoove Cockpit
Zweck: Bewerbermanagement, Recruiting, Bewerberkommunikation, eingebettetes Kontakt-/Bewerbungsformular auf der Website.
Datenarten: Bewerber- und Kandidatendaten, Kommunikationsdaten, Einwilligungen.
Datenschutzanforderung: AVV nach Art. 28 DSGVO; Verarbeitung innerhalb der EU; automatische Löschung nach Fristablauf.

zvoove PDL / One
Zweck: Personalverwaltung, Kunden-/Disposition, Einsatzplanung, Auftragsverwaltung.
Datenarten: Personalstammdaten, Kundenkontakte, Einsatzdaten, Qualifikationen.
Datenschutzanforderung: Rollen- und Rechtekonzept; Protokollierung; Datenminimierung bei Freitextnotizen.

zvoove Payroll
Zweck: Lohn- und Gehaltsabrechnung, gesetzliche Meldungen, Bescheinigungen.
Datenarten: Lohn-, Steuer-, SV-, Bank-, Arbeitszeit-, Fehlzeitendaten.
Datenschutzanforderung: Besonders schutzwürdig; Zugriff streng beschränkt; gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden beachtet.

SuperChat (inkl. KI-Chatbot)
Zweck: Zentrale Kommunikation mit Mitarbeitenden, Bewerbern, Kunden (Multichannel-Inbox); automatisierte Erstbeantwortung durch einen KI-Chatbot mit Übergabe an Mitarbeitende.
Datenarten: Kontaktdaten, Nachrichteninhalte, Zeitpunkte, ggf. WhatsApp-Metadaten, Chatbot-Verläufe.
Datenschutzanforderung: AVV nach Art. 28 DSGVO; KI-Hinweis zu Beginn jeder Bot-Konversation (Art. 50 KI-Verordnung); keine Diagnosen, Ausweisdokumente, Lohnabrechnungen über Messenger.

WhatsApp Business
Zweck: Direkte Kommunikation mit Bewerbern/Kunden über WhatsApp.
Datenarten: Kontaktdaten, Nachrichteninhalte, Metadaten.
Datenschutzanforderung: WhatsApp Ireland Limited; AVV abgeschlossen; SCC + DPF; kein Adressbuchabgleich.

fonio (KI-Telefonassistent)
Zweck: Annahme von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten und bei Auslastung aller Leitungen, Anliegenerfassung, Rückrufvereinbarung, Weiterleitung.
Datenarten: Rufnummer, Name, Anliegen, Gesprächstranskript und Zusammenfassung, ggf. Krankmeldung mit Beginn und voraussichtlicher Dauer (ohne Diagnose).
Datenschutzanforderung: fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Wien, Österreich (EU); AVV nach Art. 28 DSGVO; KI-Ansage zu Beginn jedes Gesprächs (Art. 50 KI-Verordnung); keine Abfrage von Diagnosen.

Brevo (Newsletter)
Zweck: Versand und Verwaltung von E-Mail-Newslettern und Kampagnen.
Datenarten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Einwilligungsnachweis, Öffnungs-/Klickdaten.
Datenschutzanforderung: Brevo GmbH, Tochter der Sendinblue SAS (Frankreich, EU); AVV nach Art. 28 DSGVO; SCC für Subauftragnehmer; Double-Opt-in-Nachweis wird aufbewahrt.

ChatGPT Business / OpenAI
Zweck: Unterstützung bei Texterstellung, Recherche, Zusammenfassung, sprachliche Aufbereitung von Kandidatenprofilen.
Datenarten: Minimierte Sachverhalte; bei Kandidatenprofilen berufliche Angaben (Qualifikation, Erfahrung, Verfügbarkeit) ohne Kontaktdaten, Geburtsdatum, Fotos und besondere Kategorien.
Datenschutzanforderung: DPA/AVV mit OpenAI; keine Trainingsdatennutzung; menschliche Endkontrolle; nur geschäftliche Accounts.

Claude Team / Anthropic
Zweck: Unterstützung bei Texterstellung, Recherche, Zusammenfassung, sprachliche Aufbereitung von Kandidatenprofilen.
Datenarten: wie bei ChatGPT Business.
Datenschutzanforderung: DPA mit Anthropic (Bestandteil der kommerziellen Nutzungsbedingungen); keine Trainingsdatennutzung im Team-Plan; menschliche Endkontrolle; nur geschäftliche Accounts.

Microsoft 365 / Copilot Studio / Power Automate
Zweck: Betrieb interner KI-Assistenzsysteme in Microsoft Teams (Orchestrierungs-Assistent, Fach-Assistenten, Prüfinstanz), automatisierte Erstellung von Dokumenten (z. B. Kundenanforderungsprofile).
Datenarten: Anfragen und Antworten der Mitarbeitenden, Kundenanforderungen, Vakanzdaten, interne Wissensdokumente, ggf. einsatzbezogene Angaben zu externen Mitarbeitenden.
Datenschutzanforderung: Microsoft Products and Services DPA; Verarbeitung innerhalb der EU Data Boundary; keine Datenverschiebung über geografische Grenzen für generative KI; Assistenten mit Websuche erhalten keine personenbezogenen Daten; Rollen- und Rechtekonzept.

IndexMedia / Index Anzeigendaten
Zweck: Vertriebliche Recherche, Vakanzen, Leadgenerierung.
Datenarten: Unternehmensdaten, dienstliche Ansprechpartner, öffentlich zugängliche Daten.
Datenschutzanforderung: Berechtigtes Interesse; Widersprüche werden beachtet; § 7 UWG bei elektronischer Werbung.

IONOS (Webhosting)
Zweck: Bereitstellung und Betrieb der Website jobnext24.de.
Datenarten: IP-Adressen, Server-Logfiles, Zugriffsdaten.
Datenschutzanforderung: AVV mit IONOS SE, Server in Deutschland; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Google Tag Manager
Zweck: Zentrale Verwaltung von Tracking- und Marketing-Tags auf der Website.
Datenarten: Geräteinformationen, Cookie-Kenner; eigentliche Datenverarbeitung erfolgt durch eingebundene Dienste.
Datenschutzanforderung: Google Ireland Limited; AVV; Einbindung nach Einwilligung über Consent-Banner.

Google Analytics 4
Zweck: Webanalyse, Auswertung Nutzerverhalten, Reichweitenmessung.
Datenarten: User-ID, Geräte- und Nutzungsdaten, Standort (auf Stadt-/Regionebene), Maus-/Scroll-/Klick-Daten.
Datenschutzanforderung: Google Ireland Limited; AVV; SCC + DPF (Participant 5780); IP-Anonymisierung; Einwilligung erforderlich.

Google Ads (inkl. Remarketing, Conversion-Tracking, Kundenabgleich)
Zweck: Werbeschaltung, Conversion-Messung, Remarketing.
Datenarten: Klick- und Conversion-Daten, Cookies, Kundenlisten (gehashte E-Mails).
Datenschutzanforderung: Google Ireland Limited; SCC + DPF (Participant 5780); Einwilligung erforderlich.

Meta-Pixel / Meta Conversion API / Meta Custom Audiences
Zweck: Conversion-Messung, Werbe-Targeting bei Facebook/Instagram.
Datenarten: Pixel-Ereignisse, IP-Adresse, User-Agent, Aufruf- und Klickdaten, ggf. erweiterter Abgleich (Name, E-Mail, Telefon).
Datenschutzanforderung: Meta Platforms Ireland Limited; gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO; SCC + DPF (Participant 4452); Einwilligung erforderlich.

Adobe Fonts
Zweck: Bereitstellung einheitlicher Schriftarten auf der Website.
Datenarten: IP-Adresse beim Schriftabruf.
Datenschutzanforderung: Adobe Systems Incorporated, USA; SCC + DPF (Participant 5660); Einbindung nur nach Einwilligung.

OpenStreetMap
Zweck: Anzeige interaktiver Karten zu unseren Standorten.
Datenarten: IP-Adresse, Nutzungsverhalten, ggf. Cookies.
Datenschutzanforderung: OpenStreetMap Foundation, UK (Angemessenheitsbeschluss); Einwilligung erforderlich.

Make (vormals Integromat)
Zweck: Automatisierung interner Workflows; Verbindung und Synchronisation verschiedener Tools.
Datenarten: Je nach Workflow unterschiedliche Daten; aktuell keine Bewerberdaten – eine Erweiterung ist möglich und wird ggf. gesondert dokumentiert.
Datenschutzanforderung: Make s.r.o., Prag, Tschechien (EU); AVV nach Art. 28 DSGVO; Verarbeitung innerhalb der EU; bei Erweiterung auf Bewerberdaten DSFA-Prüfung.

Cookie-Consent-Tool
Zweck: Einholung und Verwaltung von Einwilligungen für optionale Cookies und Dienste.
Datenarten: Consent-ID, Einwilligungsstatus, Zeitpunkt, technische Daten.
Datenschutzanforderung: Rechtsgrundlage § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eingesetztes Tool: Klaro, selbst gehostet auf unserem eigenen Webserver; keine Übermittlung an Dritte.

Office, E-Mail, Dateiablage, Backups
Zweck: Allgemeine Kommunikation, Dokumentation, IT-Betrieb.
Datenarten: Bewerber-, Mitarbeiter-, Kunden-, Kommunikationsdaten.
Datenschutzanforderung: Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Löschkonzept, keine privaten Schattenakten.

9. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Wir setzen KI-Systeme nur kontrolliert, zweckgebunden und unter menschlicher Verantwortung ein. KI dient der Unterstützung, nicht dem Ersatz menschlicher Personal- oder Geschäftsentscheidungen.

9.1 Eingesetzte KI-Systeme

ChatGPT Business (OpenAI) und Claude Team (Anthropic) für Texterstellung, Recherche und die sprachliche Aufbereitung von Kandidatenprofilen.

Interne KI-Assistenzsysteme auf Basis von Microsoft Copilot Studio, die ausschließlich unseren Mitarbeitenden in Microsoft Teams zur Verfügung stehen. Sie beantworten Fragen zu Recht, Tarifverträgen und internen Prozessen, unterstützen die Disposition, erstellen Kundenanforderungsprofile und Entwürfe von Aktennotizen und leisten IT-Support. Eine Prüfinstanz kontrolliert Antworten auf Plausibilität.

Den KI-Telefonassistenten fonio für Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten und bei Auslastung aller Leitungen (vgl. Abschnitt 20.14).

Einen KI-Chatbot in SuperChat für die Erstbeantwortung von Nachrichten (vgl. Abschnitt 20.15).

9.2 Zulässige KI-Nutzung

Entwurf, Strukturierung und sprachliche Verbesserung von Schreiben, Textbausteinen und internen Arbeitshilfen.

Erstellung und sprachliche Aufbereitung von Kandidatenprofilen auf Grundlage der von Bewerbenden bereitgestellten beruflichen Angaben (z. B. Qualifikationen, Berufserfahrung, Verfügbarkeit). Kontaktdaten, Geburtsdatum, Fotos und besondere Kategorien personenbezogener Daten werden dabei nicht eingegeben. Jedes Profil wird vor der Weitergabe an Kunden von einem Mitarbeitenden geprüft und freigegeben.

Zusammenfassung von Sachverhalten, soweit erforderlich und unter Minimierung der Daten.

Erstellung allgemeiner, nicht personenbezogener Vorlagen, Checklisten und Schulungsunterlagen.

Unterstützung bei Recherche und Plausibilisierung, sofern Ergebnisse fachlich geprüft werden.

Erfassung und Weiterleitung von Anliegen durch Telefon- und Chat-Assistenten.

9.3 Unzulässige oder nur nach Freigabe zulässige KI-Nutzung

Keine Eingabe von Gesundheitsdaten, Diagnosen, Ausweisdokumenten, Lohnabrechnungen, Bankdaten oder Steuerdaten ohne ausdrückliche interne Freigabe. Der Telefonassistent nimmt Krankmeldungen ausschließlich mit Beginn und voraussichtlicher Dauer entgegen und fragt keine Diagnosen ab.

Keine automatische Bewertung, Ablehnung oder Priorisierung von Bewerbenden durch KI, wenn daraus faktisch eine Personalentscheidung folgt.

Keine KI-generierten Abmahnungen oder Kündigungen ohne menschliche Endprüfung.

Keine Nutzung privater KI-Konten (z. B. kostenloser ChatGPT- oder Claude-Account) für personenbezogene Unternehmensdaten.

Keine Übermittlung personenbezogener Daten an KI-Funktionen mit Websuche.

9.4 KI im Recruiting und in der Mitarbeitersteuerung

KI-Systeme, die Bewerbungen analysieren, Bewerbende filtern oder bewerten, können nach der EU-KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) in den Hochrisiko-Bereich nach Anhang III fallen. Die jobnext24 GmbH setzt derzeit keine Hochrisiko-KI-Systeme im Sinne der KI-Verordnung ein. Die KI-gestützte Erstellung von Kandidatenprofilen dient ausschließlich der sprachlichen Aufbereitung vorhandener Angaben und enthält keine Eignungsbewertung. Das systemgestützte Matching in zvoove (vgl. Abschnitt 7.1) dient ausschließlich der Vorbereitung menschlicher Entscheidungen. Vor einer künftigen Nutzung von KI zur Bewertung oder Auswahl von Bewerbenden erfolgen eine gesonderte Freigabe, eine Risikobewertung nach der KI-Verordnung sowie eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO; diese Hinweise werden dann aktualisiert.

9.5 Transparenz bei der Kommunikation mit KI

Wenn Sie mit unserem Telefonassistenten oder unserem Chatbot kommunizieren, weisen wir Sie zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass Sie mit einem KI-System sprechen (Art. 50 KI-Verordnung). Sie können jederzeit verlangen, dass Ihr Anliegen von einem Menschen bearbeitet wird; wir rufen Sie dann zurück bzw. übergeben den Chat an Mitarbeitende. Die Assistenten treffen keine Entscheidungen über Bewerbungen, Einsätze oder Verträge.

9.6 Schulung und Kontrolle

Mitarbeitende, die KI einsetzen, werden zu Datenschutz, Datenminimierung, Halluzinationsrisiken, Vertraulichkeit und Diskriminierungsrisiken geschult (Art. 4 KI-Verordnung). Wir nutzen ausschließlich geschäftliche Umgebungen mit Auftragsverarbeitungsvertrag, in denen eingegebene Daten nicht zum Training der Modelle verwendet werden. KI-Ausgaben werden vor Verwendung fachlich und rechtlich geprüft.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Systemgestützte Such-, Filter- und Matchingfunktionen (vgl. Abschnitt 7.1) sowie unsere KI-Assistenzsysteme, der Telefonassistent und der Chatbot (vgl. Abschnitt 9) dienen ausschließlich der Vorbereitung, Erfassung und Weiterleitung; jede Entscheidung über Bewerbungen, Einsätze oder Verträge trifft ein Mitarbeitender der jobnext24 GmbH. Werbe-Targeting durch Google Ads und Meta-Pixel (vgl. Abschnitt 20) erfolgt nur nach Einwilligung und führt nicht zu rechtlich erheblichen Entscheidungen gegenüber den betroffenen Personen.

11. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Innerhalb der jobnext24 GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff, die Daten für ihre Aufgaben benötigen. Externe Empfänger erhalten Daten nur, wenn dies rechtlich erlaubt, vertraglich erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder durch Einwilligung gedeckt ist.

Kundenunternehmen / Entleiher: Kandidatenprofile, Einsatzdaten, Qualifikationen, Kontaktdaten, Arbeitszeitnachweise (nur für Einsatz, Arbeitsschutz, Abrechnung).

Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Bundesagentur für Arbeit: Meldungen, Bescheinigungen, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Daten.

Banken und Zahlungsdienstleister: Zahlungsdaten für Lohn, Abschläge, Erstattungen, Rechnungen.

Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Gerichte, Inkasso: Daten zur Beratung, Prüfung, Rechtsdurchsetzung und Forderungsbearbeitung.

IT- und Softwaredienstleister (Auftragsverarbeiter): zvoove, SuperChat, WhatsApp/Meta, fonio GmbH (KI-Telefonassistent), Brevo (Brevo GmbH/Sendinblue SAS), IONOS, OpenAI (ChatGPT Business), Anthropic (Claude Team), Microsoft (Microsoft 365, Copilot Studio, Power Automate), Google (Analytics, Ads, Tag Manager), Adobe, Make (EU), OpenStreetMap, Hosting-, Support- und Backup-Dienstleister.

Stellenbörsen und Recruiting-Partner: Veröffentlichung von Stellenangeboten und Empfang von Bewerbungen über Portale wie z. B. Bundesagentur für Arbeit, Indeed, Stepstone, LinkedIn, XING.

Lieferanten und Kundenportale: Nur erforderliche Daten für Zugang, Arbeitsschutz oder Vertragsabwicklung.

Auftragsverarbeiter werden nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet und verarbeiten Daten nur nach Weisung der jobnext24 GmbH.

12. Drittlandübermittlungen

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU oder des EWR erfolgt nur, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage und geeignete Garantien bestehen. Übersicht der wesentlichen Drittlandübermittlungen:

12.1 OpenAI / ChatGPT Business (Irland und USA)

Vertragspartner für Kunden im EWR: OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland; Verarbeitung auch durch OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA. Transfermechanismus: Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework (10.07.2023), sofern OpenAI unter dem DPF zertifiziert ist; ergänzend DPA mit Standardvertragsklauseln. Aktuelle Zertifizierungen: www.dataprivacyframework.gov. Im Business-Plan kein Training mit Eingaben. Eingaben werden vor Übermittlung minimiert.

12.2 Brevo / Sendinblue (Frankreich, ggf. internationale Subauftragnehmer)

Anbieter: Brevo GmbH (Tochtergesellschaft der Sendinblue SAS, 17 rue de Salneuve, 75017 Paris, Frankreich). Die Datenverarbeitung erfolgt primär innerhalb der EU. Soweit Subauftragnehmer außerhalb des EWR eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914. AVV nach Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen.

12.3 WhatsApp / Meta (Irland und USA)

Anbieter WhatsApp: WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. WhatsApp teilt nach eigener Aussage personenbezogene Daten mit seiner Konzernmutter Meta Platforms, Inc. (USA). Anbieter Meta-Pixel / CAPI / Custom Audiences: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland; Daten werden auch in die USA und andere Drittländer übertragen. Transfermechanismus: EU-Standardvertragsklauseln; ergänzend DPF (Participant 4452 für Meta, Participant 7735 für WhatsApp). Wir nutzen den Messenger-Kanal nicht für besonders sensible Daten (Diagnosen, Lohnabrechnungen, Ausweisdokumente).

12.4 Google – Analytics, Ads, Tag Manager (Irland und USA)

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Übertragung auch an Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Transfermechanismus: EU-Standardvertragsklauseln und EU-U.S. Data Privacy Framework (Participant 5780). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Einwilligung werden Dienste nicht aktiviert.

12.5 Adobe Fonts (USA)

Anbieter: Adobe Systems Incorporated, 345 Park Avenue, San Jose, CA 95110-2704, USA. Transfermechanismus: EU-Standardvertragsklauseln und EU-U.S. Data Privacy Framework (Participant 5660).

12.6 OpenStreetMap (Vereinigtes Königreich)

Anbieter: OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Für Großbritannien besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; ein Drittlandtransfer im Sinne weiterer Garantien ist nicht erforderlich.

12.7 Anthropic / Claude Team (Irland und USA)

Vertragspartner für Kunden im EWR: Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland; Verarbeitung auch durch Anthropic, PBC, San Francisco, USA. Transfermechanismus: EU-Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 als Bestandteil des DPA. Im Team-Plan werden Eingaben nicht zum Training verwendet. Eingaben werden vor Übermittlung minimiert.

12.8 Microsoft – Microsoft 365, Copilot Studio, Power Automate (Irland und USA)

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU Data Boundary. Soweit im Einzelfall Übermittlungen an Microsoft Corporation (USA) erfolgen, geschieht dies auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework und der EU-Standardvertragsklauseln im Microsoft Products and Services DPA.

12.9 fonio und SuperChat (Unterauftragnehmer)

Die fonio GmbH hat ihren Sitz in Österreich (EU). Soweit fonio oder SuperChat für Sprach- oder KI-Funktionen Unterauftragnehmer außerhalb des EWR einsetzen, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder der EU-Standardvertragsklauseln.

13. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Die nachfolgenden Fristen sind Regelwerte; im Einzelfall können längere Fristen gelten (z. B. bei laufenden Verfahren, Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten).

Bewerbungsdaten bei Absage: In der Regel 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (§ 15 Abs. 4 AGG). Bei drohenden Klageverfahren bis zu 3 Jahre (§ 195 BGB).

Bewerberpool / Talentpool: Nur mit Einwilligung; Daten werden spätestens 2 Jahre nach Erteilung der Einwilligung gelöscht. Die Löschung erfolgt im zvoove Cockpit automatisch.

Personalakte / Beschäftigtendaten: Differenzierte Speicherung: Lohnabrechnungs-, Steuer- und Buchungsdokumente unterliegen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Andere Bestandteile der Personalakte (z. B. Bewerbungsunterlagen, Leistungsbeurteilungen, Abmahnungen) werden gelöscht, sobald der konkrete Verarbeitungszweck entfallen ist; Abmahnungen in der Regel nach 2–3 Jahren. Gesundheitsdaten werden frühestmöglich gelöscht oder gesperrt.

Lohnabrechnungs-, Steuer- und Buchungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB); in Einzelfällen länger bei Betriebsprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten.

Arbeitszeit-, Einsatz- und AÜG-Nachweise: Mindestaufbewahrung von Überlassungsnachweisen nach AÜG: 2 Jahre; abrechnungsrelevante Daten: bis zu 10 Jahre.

Gesundheits-/Fehlzeitendaten: Nur solange für Entgeltfortzahlung, Abrechnung, Arbeitsschutz oder Rechtsverteidigung erforderlich; in der Regel nicht länger als 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Kunden-/Interessentendaten: Dauer der Geschäftsbeziehung zzgl. 10 Jahre für buchhalterische Unterlagen (§ 257 HGB); reine Kontaktdaten ohne Vertragsbezug: bis zu 3 Jahre nach letztem Kontakt.

Newsletter-Abonnenten: Bis zum Widerruf der Einwilligung (Abmeldung); Einwilligungsnachweis (Double-Opt-in-Log) wird 3 Jahre nach Abmeldung aufbewahrt (§§ 195, 199 BGB).

Messenger-/SuperChat-/WhatsApp-Kommunikation einschließlich KI-Chatbot: Solange für Bearbeitung, Nachweis oder Kundenbetreuung erforderlich; in der Regel nicht länger als 2 Jahre nach letztem Kontakt.

KI-Telefonassistent (fonio): Gesprächstranskripte und Zusammenfassungen werden nach Übernahme des Anliegens in die zuständigen Fachsysteme bei fonio gelöscht. Krankmeldungen werden unverzüglich in die Personalverwaltung übernommen und im Telefonsystem gelöscht.

Interne KI-Assistenzsysteme (Copilot Studio): Gesprächsprotokolle werden höchstens 30 Tage gespeichert; erzeugte Dokumente (z. B. Kundenanforderungsprofile) unterliegen den Fristen der jeweiligen Kunden- oder Personalakte.

Website-Tracking-Daten (Google Analytics, Google Ads, Meta-Pixel): Google Analytics: bis zu 2 Jahre. Google Ads-Cookies (_gcl_au): 90 Tage. Meta-Pixel: nach Vorgabe von Meta, üblicherweise bis zu 180 Tage. Eigene Auswertungen werden anschließend nur aggregiert/anonymisiert gespeichert.

Website-Logdaten (IONOS): In der Regel 7–14 Tage; bei Sicherheitsvorfällen oder Angriffen bis zu 90 Tage.

KI-Eingaben und KI-Ergebnisse (ChatGPT Business, Claude Team): Nur solange für Dokumentation oder Qualitätssicherung erforderlich; Eingaben werden minimiert und soweit möglich anonymisiert.

14. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist teilweise gesetzlich oder vertraglich erforderlich. Ohne erforderliche Daten können wir Bewerbungen nicht ordnungsgemäß bearbeiten, Arbeitsverhältnisse nicht begründen oder durchführen, Lohn nicht abrechnen, gesetzliche Meldungen nicht vornehmen oder Kundenaufträge nicht erfüllen.

Freiwillige Angaben (z. B. Bewerberpool, Fotos, Newsletter, optionale Cookies) können verweigert oder später widerrufen werden, ohne Nachteile. Dies gilt nicht für Daten, die für das Arbeitsverhältnis oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind.

15. Einwilligungen und Widerruf

Soweit wir Verarbeitungen auf eine Einwilligung stützen, ist die Einwilligung freiwillig, informiert und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf. Nach Widerruf löschen oder sperren wir die betroffenen Daten, soweit keine andere Rechtsgrundlage oder gesetzliche Pflicht die weitere Verarbeitung erlaubt.

Im Beschäftigungsverhältnis stützen wir notwendige Verarbeitungen grundsätzlich nicht auf Einwilligung, sondern auf Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), § 26 BDSG, gesetzliche Pflichten oder berechtigte Interessen. Einwilligungen nutzen wir nur für freiwillige Zusatzverarbeitungen wie die längere Bewerberpool-Speicherung, Fotos oder den Newsletter-Empfang.

16. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

PFLICHTHINWEIS: Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein etwaiges Profiling auf Grundlage dieser Bestimmung.

Widerspruch gegen Direktwerbung: Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen. In diesem Fall werden Ihre Daten nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet. Dieser Widerspruch erfordert keine Begründung.

Widerspruch richten Sie an: a.fiege@jobnext24.de (Betreff: „Widerspruch Datenschutz“).

Wir verarbeiten die Daten nach einem Widerspruch nicht mehr weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

17. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO).

Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).

Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit anwendbar.

Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO) – siehe Abschnitt 16.

Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO unterworfen zu werden.

Erläuterung des Matching-Ergebnisses bei Nutzung systemgestützter Such- und Filterfunktionen (vgl. Abschnitt 7.1).

Bearbeitung Ihres Anliegens durch einen Menschen statt durch unseren Telefonassistenten oder Chatbot (vgl. Abschnitt 9.5).

Geltendmachung der Rechte: Nachricht an a.fiege@jobnext24.de mit Betreff „Datenschutz“. Die Bearbeitung erfolgt grundsätzlich kostenfrei und innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); diese Frist kann bei komplexen Anträgen um zwei weitere Monate verlängert werden, worüber wir Sie informieren. Bei begründeten Zweifeln an der Identität können wir einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO), z. B. Ausweiskopie mit Schwärzung nicht benötigter Felder.

18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die jobnext24 GmbH ist regelmäßig die folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen)
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Website: www.lfd.niedersachsen.de

Eine Beschwerde kann auch bei jeder anderen zuständigen Aufsichtsbehörde eingereicht werden. Wir empfehlen, Datenschutzanliegen zunächst direkt an uns zu richten, damit wir diese kurzfristig klären können.

19. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um personenbezogene Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen. Dies umfasst insbesondere:

Rollen- und Berechtigungskonzepte in zvoove, Payroll, SuperChat, Microsoft 365/Copilot Studio, E-Mail und Dateiablage.

Zugriffsbeschränkung nach dem Need-to-know-Prinzip.

Passwort- und Authentifizierungsregeln; soweit verfügbar Mehr-Faktor-Authentifizierung.

SSL-/TLS-Verschlüsselung für die Website und Datenübertragung.

Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, soweit technisch verfügbar und angemessen.

Protokollierung und Nachvollziehbarkeit relevanter Systemzugriffe und Änderungen.

Backups, Wiederherstellungsverfahren und Schutz vor Schadsoftware.

Vertraulichkeitsverpflichtungen und regelmäßige Datenschutz- und KI-Schulungen der Mitarbeitenden.

Vertragliche Verpflichtung von Auftragsverarbeitern (Art. 28 DSGVO) und Prüfung von Unterauftragnehmerbeziehungen.

Lösch- und Sperrkonzept für Bewerberdaten, Personalakten, nicht mehr benötigte Kommunikationsdaten sowie Transkripte und Protokolle der KI-Assistenten.

Melde- und Reaktionsprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 33, 34 DSGVO.

Datenschutz-Folgenabschätzungen nach Art. 35 DSGVO bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien.

20. Website, Cookies, Online-Dienste und Kommunikation

20.1 Webhosting (IONOS)

Diese Website wird gehostet von der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. IONOS erfasst beim Besuch verschiedene Logfiles einschließlich IP-Adressen. Details: https://www.ionos.de/terms-gtc/terms-privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ein AVV nach Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen. Server in Deutschland.

20.2 Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Wir unterscheiden zwischen technisch notwendigen Cookies und optionalen Cookies, die nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt werden (§ 25 Abs. 1 TDDDG).

Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Optionale Cookies (nur nach Einwilligung): Die nachfolgenden Cookies werden nur gesetzt, wenn Sie hierzu über unser Cookie-Consent-Tool eingewilligt haben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG.

ga, ga_* (Google Analytics 4)
Zweck: Analyse des Nutzungsverhaltens (Seitenaufrufe, Verweildauer)
Speicherdauer: bis zu 2 Jahre
Anbieter: Google Ireland Limited / Google LLC, USA; EU-U.S. Data Privacy Framework

gclau,gclls (Google Ads / Conversion Linker)
Zweck: Messung von Werbekonversionen und Conversion-Tracking
Speicherdauer: 90 Tage
Anbieter: Google Ireland Limited / Google LLC, USA

_fbp, fr (Meta-Pixel / Facebook)
Zweck: Identifizierung des Nutzers für Werbung auf Facebook/Instagram und Conversion-Tracking
Speicherdauer: bis zu 90 Tage
Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited

Consent-Cookie
Zweck: Speichert Ihre Cookie-Einwilligungen; technisch notwendig nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG
Speicherdauer: bis zu 12 Monate
Anbieter: jobnext24 GmbH (Klaro)

Hinweis zum Cookie-Consent-Tool: Optionale Cookies werden erst gesetzt, nachdem Sie Ihre Einwilligung erteilt haben. Die Einwilligung wird über ein Cookie-Consent-Tool (Consent-Banner) eingeholt, das beim ersten Seitenaufruf erscheint. Als Consent-Tool setzen wir Klaro ein.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen auf unserer Website erneut aufrufen.

20.3 Google Tag Manager

Auf unserer Website nutzen wir den Google Tag Manager (Container-ID GTM-WW2RR66P) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Tag Manager dient der zentralen Verwaltung von Tracking- und Marketing-Tags. Der Tag Manager selbst erfasst keine personenbezogenen Daten; die durch ihn eingebundenen Dienste werden erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage für die technische Einbindung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für die nachgelagerten Dienste: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG.

20.4 Google Analytics 4

Auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG) nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Erfasst werden Nutzungsdaten wie Seitenaufrufe, Verweildauer, Betriebssysteme, Herkunft des Nutzers, ferner können Maus-, Scroll- und Klickdaten aufgezeichnet werden.

Google Analytics 4 verarbeitet IP-Adressen grundsätzlich anonymisiert; eine Speicherung der vollständigen IP-Adresse erfolgt nicht. Die durch die Cookies erzeugten Informationen können an einen Server von Google in den USA übertragen werden. Transfermechanismus: EU-Standardvertragsklauseln und EU-U.S. Data Privacy Framework. AVV nach Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen.

Wir nutzen ergänzend Google-Signale. Dabei werden Standort, Suchverlauf, YouTube-Verlauf und demografische Daten erfasst und für personalisierte Werbung verwendet. Wenn Sie über ein Google-Konto verfügen, können die Daten mit Ihrem Konto verknüpft werden. Auch hier ist Ihre Einwilligung Voraussetzung.

Widerspruch / Opt-out: Einwilligung jederzeit über Consent-Banner widerrufbar; zusätzlich Browser-Add-on: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

20.5 Google Ads (inkl. Remarketing, Conversion-Tracking, Kundenabgleich)

Wir nutzen Google Ads der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, für Werbeanzeigen und Conversion-Messung. Zum Einsatz kommen:

Google Ads Conversion-Tracking: Erkennung, ob nach Anzeigenklick bestimmte Aktionen ausgeführt wurden.

Google Ads Remarketing/Retargeting: Wiederansprache von Personen, die mit unserer Website interagiert haben, mit personalisierter Werbung im Google-Werbenetzwerk – ggf. geräteübergreifend.

Google Ads Kundenabgleich: Übermittlung gehashter Kundendaten (z. B. E-Mail-Adressen) an Google, um diesen Personen passende Werbung anzuzeigen (YouTube, Gmail, Suche).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung). Transfermechanismus für Übermittlungen in die USA: EU-Standardvertragsklauseln und EU-U.S. Data Privacy Framework. Sie können der personalisierten Werbung in Ihrem Google-Konto widersprechen: https://adssettings.google.com/anonymous?hl=de

20.6 Meta-Pixel, Meta Conversion API, Meta Custom Audiences (Facebook/Instagram)

Wir nutzen auf unserer Website den Meta-Pixel sowie die Meta Conversion API der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland, zur Konversionsmessung und Werbeoptimierung. Die erfassten Daten können auch in die USA und andere Drittländer übertragen werden.

Der Meta-Pixel verfolgt das Verhalten von Seitenbesuchern, die durch Klick auf eine Meta-Werbeanzeige auf unsere Website gelangt sind, und ermöglicht die Wirksamkeitsmessung sowie das Schalten zielgerichteter Werbung. Wir nutzen die Funktion des erweiterten Abgleichs, bei der gehashte personenbezogene Daten (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Namen, Geburtsdatum) an Meta übermittelt werden, um Werbekampagnen präziser auszuspielen.

Die Meta Conversion API erfasst zusätzlich serverseitig Interaktionen mit der Website (u. a. Zeitpunkt, aufgerufene Webseite, IP-Adresse, User-Agent) und übergibt sie an Meta zur Verbesserung der Werbeperformance.

Meta Custom Audiences ermöglicht es, Zielgruppen für Werbung auf Facebook und Instagram zu definieren (inkl. Lookalike Audiences).

Gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO: Soweit über Meta-Pixel und Meta Conversion API personenbezogene Daten auf unserer Website erfasst und an Meta weitergeleitet werden, sind wir und Meta Platforms Ireland Limited gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO. Die gemeinsame Verantwortlichkeit beschränkt sich auf die Erfassung und Weitergabe der Daten an Meta. Die Vereinbarung zur gemeinsamen Verarbeitung finden Sie unter https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Für die datenschutzrechtlich sichere Implementierung sowie die Erteilung der Datenschutzinformationen sind wir verantwortlich; für die Datensicherheit der Meta-Produkte ist Meta verantwortlich. Betroffenenrechte können Sie direkt bei Meta geltend machen oder bei uns – wir leiten diese ggf. weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung). Transfermechanismus für die USA: EU-Standardvertragsklauseln und EU-U.S. Data Privacy Framework (Meta ist Participant 4452 im DPF). AVV nach Art. 28 DSGVO ist mit Meta abgeschlossen. Weitere Informationen: https://de-de.facebook.com/about/privacy/

Sie können die Remarketing-Funktion Custom Audiences in Ihren Facebook-Werbeeinstellungen deaktivieren: https://www.facebook.com/ads/preferences/

20.7 Kontaktformular und Stellenangebote / Bewerbungen (via zvoove Cockpit)

Auf unserer Website ist ein Kontaktformular sowie eine Stellenangebots- und Bewerbungsfunktion eingebettet, die über das zvoove Cockpit-System der zvoove GmbH (Thaliastraße 7, 90443 Nürnberg) bereitgestellt werden. Sämtliche Bewerbungen werden direkt im zvoove Cockpit verarbeitet.

Eingegebene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht, Bewerbungsunterlagen) werden an uns übermittelt und in zvoove gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG (Bewerbungsverfahren); für allgemeine Kontaktanfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. AVV nach Art. 28 DSGVO mit zvoove besteht. Verarbeitung innerhalb der EU.

20.8 Newsletter (Brevo)

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Double-Opt-in) können Sie unseren Newsletter abonnieren. Anbieter: Brevo GmbH, einer Tochtergesellschaft der Sendinblue SAS, 17 rue de Salneuve, 75017 Paris, Frankreich.

Verarbeitet werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse sowie Einwilligungsnachweis (Double-Opt-in-Log). Brevo kann Öffnungs- und Klickdaten auswerten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Abmeldung jederzeit über Link in jeder E-Mail oder per Nachricht an a.fiege@jobnext24.de. Der Double-Opt-in-Nachweis wird im Hinblick auf §§ 195, 199 BGB 3 Jahre nach Abmeldung aufbewahrt. AVV mit Brevo besteht. Bei Subauftragnehmern in Drittländern: EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: https://www.brevo.com/de/datenschutz/

20.9 WhatsApp Business

Für die Kommunikation mit Kunden, Bewerbern und sonstigen Dritten nutzen wir den Instant-Messaging-Dienst WhatsApp in der Variante WhatsApp Business. Anbieter: WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.

Die Kommunikation erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt. WhatsApp erhält jedoch Zugriff auf Metadaten (Absender, Empfänger, Zeitpunkt). Nach eigener Angabe teilt WhatsApp personenbezogene Daten mit der Konzernmutter Meta Platforms, Inc. (USA).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effektive Kommunikation), bei abgefragter Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Transfermechanismus USA: EU-Standardvertragsklauseln; DPF (Participant 7735). Wir haben WhatsApp so eingestellt, dass kein automatischer Datenabgleich mit dem Adressbuch erfolgt. AVV besteht. Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/legal/#privacy-policy

20.10 OpenStreetMap (Kartendienst)

Wir nutzen den Kartendienst OpenStreetMap (OSM) der OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Für Großbritannien besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Beim Aufruf der Karten wird eine Verbindung zu den OSMF-Servern hergestellt; dabei können Ihre IP-Adresse und Nutzungsdaten an OSMF übermittelt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

20.11 Adobe Fonts

Wir nutzen zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Web Fonts von Adobe. Anbieter: Adobe Systems Incorporated, 345 Park Avenue, San Jose, CA 95110-2704, USA. Beim Aufruf wird eine Verbindung zu Adobe-Servern in den USA hergestellt; Adobe erhält Kenntnis der IP-Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Transfermechanismus USA: EU-Standardvertragsklauseln und EU-U.S. Data Privacy Framework (Participant 5660). Weitere Informationen: https://www.adobe.com/de/privacy/policies/adobe-fonts.html

20.12 Make (Workflow-Automatisierung)

Für die Automatisierung interner Prozesse und die Verknüpfung verschiedener Tools setzen wir Make (vormals Integromat) ein. Anbieter: Make s.r.o., Křižíkova 148/34, 186 00 Prag, Tschechien (EU-Mitgliedstaat).

Aktuell werden über Make keine Bewerberdaten verarbeitet. Eine Ausweitung auf Bewerber- oder Kundendaten ist im Rahmen weiterer Automatisierungen möglich; in diesem Fall werden eine gesonderte Risikoanalyse und ggf. eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchgeführt. Diese Datenschutzhinweise werden entsprechend aktualisiert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienten internen Abläufen); bei Verarbeitung von Bewerber- oder Beschäftigtendaten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU; ein Drittlandtransfer findet nicht statt. AVV nach Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen. Weitere Informationen: https://www.make.com/en/privacy-notice

20.13 Social-Media-Verlinkungen (LinkedIn, Facebook, Instagram, XING, YouTube)

Auf unserer Website verweisen wir mittels Verlinkung auf unsere Profile bei LinkedIn, Facebook, Instagram, XING und YouTube. Soweit Social-Media-Buttons eingebunden sind, setzen wir eine 2-Klick-Lösung bzw. Aktivierung über das Cookie-Consent-Tool ein, damit keine Daten ohne Einwilligung übermittelt werden. Erst durch Ihre aktive Bestätigung werden Daten (z. B. IP-Adresse) an die jeweiligen Anbieter übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG; bei bloßer Verlinkung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei Übermittlung in die USA: EU-Standardvertragsklauseln und/oder DPF.

20.14 KI-Telefonassistent (fonio)

Außerhalb unserer Geschäftszeiten sowie wenn alle Mitarbeitenden im Gespräch sind, werden Anrufe von einem KI-Telefonassistenten der fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Wien, Österreich, entgegengenommen. Zu Beginn des Gesprächs werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI-System sprechen.

Der Assistent erfasst Ihre Rufnummer, Ihren Namen und Ihr Anliegen, erstellt ein Transkript und eine Zusammenfassung und leitet diese an die zuständigen Mitarbeitenden weiter, die Sie bei Bedarf zurückrufen. Krankmeldungen werden ausschließlich mit Beginn und voraussichtlicher Dauer erfasst; Diagnosen werden nicht abgefragt. Sie können das Gespräch jederzeit beenden und einen Rückruf durch einen Menschen verlangen. Der Assistent trifft keine Entscheidungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG bei Bewerbungs-, Beschäftigungs- und Vertragsanliegen; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an telefonischer Erreichbarkeit); bei Krankmeldungen Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Ein AVV nach Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU (vgl. Abschnitt 12.9).

20.15 KI-Chatbot (SuperChat / WhatsApp)

Nachrichten, die Sie uns über SuperChat-Kanäle (z. B. WhatsApp, Website-Chat) senden, können zunächst von einem KI-Chatbot beantwortet werden. Zu Beginn der Konversation weisen wir Sie darauf hin, dass Sie mit einem KI-System kommunizieren. Der Chatbot beantwortet allgemeine Fragen, erfasst Ihr Anliegen und übergibt es an unsere Mitarbeitenden. Sie können jederzeit verlangen, mit einem Menschen zu schreiben. Bitte übermitteln Sie keine Gesundheitsdaten, Ausweisdokumente oder Bankdaten über den Chat.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ein AVV mit SuperChat ist abgeschlossen. Zu WhatsApp vgl. Abschnitte 12.3 und 20.9.

21. Besondere interne Vorgaben für die Nutzung unserer Systeme

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich in den freigegebenen Fachsystemen dokumentiert, nicht in privaten Dateien oder Accounts.

Freitextnotizen müssen sachlich, erforderlich, wahrheitsgemäß und gerichtsfest formuliert sein; diskriminierende oder unsachliche Formulierungen sind unzulässig.

Messenger-Kommunikation (SuperChat, WhatsApp) dient der schnellen Abstimmung, nicht der dauerhaften Personalakte für sensible Vorgänge.

Relevante Entscheidungen und Nachweise werden in zvoove bzw. der vorgesehenen Personal-/Kundenakte dokumentiert.

KI darf personenbezogene Daten nur erhalten, wenn das Tool freigegeben ist, die Daten minimiert sind und der Zweck dokumentiert ist.

Anliegen aus dem Telefonassistenten und dem Chatbot werden zeitnah in die zuständigen Fachsysteme übernommen.

Jede KI-Ausgabe, die extern verwendet wird oder Personal-/Kundenbezug hat, muss vor Versand fachlich geprüft werden.

Zugriffe und Berechtigungen werden bei Eintritt, Rollenwechsel und Austritt angepasst.

22. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich unsere Datenverarbeitung, eingesetzte Systeme, Rechtsgrundlagen, Rechtsprechung oder aufsichtsbehördliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Version wird auf unserer Website bereitgestellt. Für interne Zwecke wird eine archivierte Versionshistorie geführt.

Diese Datenschutzhinweise sind die öffentliche Vollversion der jobnext24 GmbH. Interne Nachweise wie Auftragsverarbeitungsverträge, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Rollenrechte, Löschkonzepte, KI-Freigaben und Datenschutz-Folgenabschätzungen werden intern geführt und auf Anfrage gegenüber berechtigten Prüfstellen nachgewiesen.